סקירה מלאה, מודול אחרי מודול — מה המערכת עושה בפועל, בלי הבטחות באוויר. כל מה שכתוב כאן קיים במערכת היום.
הבוקר של המשרד
לוח מנהלים ו״היום שלי״
השותף פותח את הבוקר עם חמשת המספרים שחשובים באמת, ורצועת ״דורש תשומת לב״ עם החריגים. כל אריח לחיץ — לחיצה פותחת את הרשימה המדויקת שמאחוריו, באותו סינון, בלי לחפש.
משימות פתוחות, ממתינות לאישור, דוחות שנתיים בעבודה ולאישור — במבט אחד
פירוקים לפי עובד, לפי חודש ולפי סוג משימה, כולל השוואה לממוצע
עובדת ללא הרשאת דשבורד נכנסת ללוח ״היום שלי״ — המשימות שלה לפי דחיפות
סעיפי כסף מוסתרים אוטומטית ממי שאין לו הרשאת גבייה
הלב של המשרד
לקוחות, קבוצות חברות ולידים
כרטיס לקוח אחד מרכז את הכול: פרטים ואנשי קשר, שיוך לסניף ולמנהלת תיק, קבוצת חברות, מצב גבייה ויומן פעילות. לידים מנוהלים באותה מערכת ומומרים ללקוח בלחיצה — בלי להקליד פעמיים.
זיהוי לפי ח.פ / ת.ז עם אימות ספרת ביקורת — הבסיס לסנכרון עם קל-קליט
קבוצות חברות: רואים את כל הישויות של אותו בעלים ביחד
מעקב מובנה מי השלים ומי לא — עם התרעה למנהלת התיק על מי שמתעכב
הצהרות הון עם סריקת מועדים יומית — התרעה לפני שהדד-ליין הופך לבעיה
אחוז הדוחות שהושלמו לשנת המס — מספר חי על לוח המנהלים
הנהלת חשבונות
רשת ההתאמות החודשית
התאמות מע״מ וניכויים לכל תיקי הלקוחות בטבלה אחת. רואים במבט מי הושלם, מי בעבודה ומי תקוע — והסטטוס מחלחל ללוח הבקרה של השותפים.
שורת התאמה לכל לקוח לכל חודש — נוצרת אוטומטית
סטטוסים ברורים והערות בתוך השורה
מבט משרדי: כמה תיקים נסגרו החודש, איפה הפיגור ואצל מי
הכסף
גבייה, חיוב ורווחיות
חשבונות עסקה יוצאים מהמערכת, חובות מזדקנים נראים בדוח גיול, והמערכת מציעה תזכורות גבייה — השותף מאשר כל אחת בלחיצה. ולצד זה — רווחיות אמיתית לכל לקוח: שכר הטרחה מול שעות העבודה בפועל.
הפקת חשבונות עסקה — מוכנה לחיבור לחשבשבת בענן או ל-SUMIT, ועובדת במלואה גם במצב ידני
דוח גיול חובות לשותפים: איפה הכסף מתעכב וכמה זמן
רווחיות לפי תעריפי עלות: אילו תיקים מרוויחים ואילו שוחקים — גלוי לשותפים בלבד
מדדי עובדים: שעות מדווחות מול נוכחות, לפי סניף ומחלקה
התקשרות
הסכמים וחתימה דיגיטלית
הסכמי התקשרות נשלחים לחתימה דיגיטלית ונעקבים עד השלמה. המשרד רואה בכל רגע מה נחתם, מה ממתין ומה תקוע.
חתימה דיגיטלית דרך 2Sign (חתימה ירוקה) — מוכנה לחיבור, עם מעקב סטטוס
ניהול ידני מלא כשאין חיבור — שום תהליך לא נעצר
ההסכם נשמר על כרטיס הלקוח, עם היסטוריה
ערוץ קל-קליט
איסוף המסמכים מהלקוחות — בלי לרדוף
קל-קליט, המערכת האחות, אוספת את החשבוניות מלקוחות המשרד: הלקוח מצלם ושולח בוואטסאפ או במייל, קל-קליט קולטת ומסדרת. קל-תיק מסנכרנת אליה את ספר הלקוחות אוטומטית ופותחת בקשות מסמכים ישירות מהמערכת.
סנכרון לילי של לקוחות המשרד לקל-קליט, לפי ח.פ — בלי הקמה ידנית
מסך חיבורים אחד למייל יוצא, חשבשבת בענן, SUMIT, חתימה דיגיטלית וקליטת מייל נכנס. כל חיבור נבדק חי לפני שהוא מופעל — ועד אז המערכת עובדת במצב ידני מלא. אף תהליך לא תלוי בספק חיצוני.
מצב ידני הוא אזרח מדרגה ראשונה: המערכת שלמה גם בלי אף חיבור
סודות מוצפנים (AES-256-GCM) ולעולם לא מוצגים חזרה במלואם
בדיקת חיבור חיה לפני הפעלה — חיבור לא תקין פשוט לא נדלק
קליטת מייל נכנס פר סניף: מייל שמגיע ל-info@ הופך למשימה
תוסף
קל-דיילר — טלפוניה בתוך המערכת
תוסף טלפוניה למשרדים שרוצים גם את השיחות בפנים: שלוחה בדפדפן, זיהוי הלקוח המתקשר, הקלטה ותמלול — ושיחה שהסתיימה יכולה להפוך למשימה מנוסחת אוטומטית.
חיוג ומענה מהדפדפן, בלי מרכזייה פיזית
כרטיס הלקוח נפתח לפי המספר המתקשר
סיכום שיחה ומשימת המשך — אוטומטית, בעזרת AI
הטמעה ותפעול
ייבוא מאקסל, הדרכות מובנות ותמיכה
המעבר לקל-תיק לא דורש פרויקט: אשף ייבוא קולט את ספר הלקוחות מאקסל עם דוח בדיקה בעברית לפני כל קליטה, ובמסכי העבודה המרכזיים מחכות הדרכות מודרכות צעד-אחר-צעד.
ייבוא הכול-או-כלום: קובץ עם שגיאות לא נקלט חלקית — אף פעם
ייבוא חוזר מעדכן לפי ח.פ בלי לשכפל — אפשר לתקן ולהעלות שוב בלי פחד
הדרכות מודרכות במסכי העבודה המרכזיים — הצוות לומד תוך כדי עבודה
דיווח תקלה מכל מסך, עם מעקב אחרי הטיפול — בלי מייל ובלי טלפון
אבטחה
הרשאות, ביקורת וגיבוי
שבעה תפקידים עם הרשאות מדויקות, הנאכפות בשרת על כל פעולה. פעולות רגישות נרשמות ביומן ביקורת, והמסד מגובה ברציפות עם שחזור לנקודת זמן — שנבדק בפועל.
מה שלא בהרשאה לא מופיע בתפריט — ולא עובר גם בניסיון ישיר מול השרת
נתוני שכר טרחה ורווחיות גלויים לשותפים בלבד
יומן ביקורת על כניסות, אישורים ודריסות מנהל
גיבוי רציף עם שחזור לנקודת זמן — תרגיל שחזור מלא בוצע ואומת